УДК 004.051

Расчёт экономических показателей информационной системы «Электронный архив»

Economic indicators calculation of information systems «Electronic Archive»

А. А. Гуськов

A. A. Gus’kov

Ухтинский государственный

технический университет, г. Ухта

Ukhta State

Technical University, Ukhta

В данной статье описана актуальность разрабатываемой информационной системы «Электронный архив», рассчитан срок реализации проекта, а так же затраты, необходимые на разработку внедрение и сопровождение системы в течение пяти лет.

This article describes the relevance of the developed information system «Electronic Archive,» is intended duration of the project, as well as costs necessary for the development implementation and maintenance of the system within five years.

Ключевые слова: Газпромбанк, указание ЦБ РФ от 25.11.2009 г. № 2346-У, информационная система «электронный архив», оценка эффективности.

Keywords: Gazprombank, an indication of the Central Bank from 25.11.2009, № 2346-V, information system «electronic archive» efficiency rating.

Введение

«Газпромбанк» (Открытое акционерное общество) – один из крупнейших универсальных финансовых институтов России, предоставляющий широкий спектр банковских, финансовых, инвестиционных продуктов и услуг корпоративным и частным клиентам, финансовым институтам, институциональным и частным инвесторам. Газпромбанк — один из ведущих банков России по работе с физическими лицами. В общей сложности услугами Банка пользуется свыше двух миллионов жителей России. Газпромбанк активно работает с клиентами, в том числе и в области применения банковских карт.

Затраты на печать документов

Как и в любой другой большой кредитной организации, каждый день в филиале ГПБ (ОАО) в г. Ухте формируется большое количество всевозможных документов. Часть этих документов в соответствии с нормативными документами необходимо передавать на хранение в архив. Такие документы хранятся в архиве в течение сроков установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. На данный момент все эти документы распечатываются и передаются в архив в бумажном виде. При такой организации бизнес процесса филиалом банка и его доп. офисами в г. Ухте в год расходы только лишь на одну бумагу 701,5 тыс. рублей. Так же к этой сумме можно прибавить расходы на обслуживание принтеров, которая составляет 164400 рублей плюс 1020000 на покупку запчастей и расходных материалов в год. Таким образом, филиал ГПБ (ОАО) в г. Ухте в год тратит 1885900 рублей в год на печать документов.

С 1 января 2010 года вступили в силу два Указания Банка России, которые фактически вводят новые правила работы с электронными документами в кредитных организациях. Это:

– указание Банка России от 25.11.2009 г. № 2343-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 26.03.2007 г. № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»» и

– указание Банка России от 25.11.2009 г. № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

С этих документов начинается, можно сказать, новый этап в развитии управления электронными документами в кредитных организациях России, поскольку нормативно закрепляется не только возможность работы с документами в электронном виде, но и порядок их хранения. В частности теперь кредитные организации вправе хранить на машинных носителях типа CD–R, DVD–R дисков (однократной записи) в электронном виде отдельные документы, связанные с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

Применение такого способа организации процесса хранения отдельных типов документов позволит значительно сократить издержки на процесс хранения документов в бумажном виде.

На начальном этапе внедрения такого способа хранения планируется применение данной системы в отделе банковских карт филиала.

Отдел решает следующие основные задачи и выполняет обеспечивающие их функции:

1) организация работы по реализации зарплатных проектов с использованием банковских карт;

2) осуществление комплекса операций, связанных с эмиссией и обслуживанием банковских карт. Мониторинг банкоматов;

3) формирование статистической отчетности с целью анализа и прогнозирования развития рынка банковских услуг.

На сегодняшний день сотрудниками отдела банковских карт формируется и передаётся на архивное хранение документы, в количестве примерно 2000 листов в день. Если посчитать расходы на бумагу, то они составят: 2000 листов / 500 листов в пачке бумаги * 115 рублей за одну пачку бумаги = 460 рублей в день, а это 460 рублей * 250 рабочих дней в году = 115 тыс. рублей в год – это затраты только лишь на одну бумагу. Затраты на обслуживание принтеров, установленных в отделе в год составляют 20400 рублей в год плюс затраты на запчасти и расходные материалы в размере 126480 рублей. В итоге мы имеем, что в год на печать документов выделяется 261880 рублей.

Затраты на ведение электронного архива составят затраты на приобретение CD–R, DVD–R дисков + затраты на печать ярлыков к созданным единицам хранения + затраты на печать описей, составляемых при передачи единицы хранения в архив. Если учесть, что места даже на CD–R диске с лихвой хватит для того, чтобы записать все те 2000 листов, сформированных за день, то можно предположить, что в год потребуется не более 525 дисков (250 единиц хранения + 250 резервных копий + 5% на возможный брак). Среднерыночная стоимость CD–R, DVD–R дисков сейчас составляет 15 рублей за диск + конверт для диска 5 рублей итого 20 рублей за одну единицу хранения. Итого в год на приобретение дисков необходимо: 20 рублей за диск * 525 необходимых дисков = 10,5 тыс. рублей. Затраты на бумагу и на обслуживание принтера составят 345 рублей на бумагу + 20400 рублей на обслуживание принтера (от этих расходов мы не можем избавится, т.к это расходы на обслуживание принтеров осуществляемой сторонней организацией, и в соответствии с заключенным договором эта организация проводит ежемесячное тех. обслуживание принтеров) + затраты на запчасти и расходные материалы – 31620 рублей. Итого затраты на организацию электронного архива составят 62865 рублей в год. По сравнению с традиционным способом хранения, электронный архив позволит экономить банку до 199015 рублей в год. Необходимо так же учесть, что в данном расчёте мы не берём во внимание экономию на освободившемся пространстве, необходимым для хранения бумажных документов, экономию электроэнергии, необходимой для печати документов, а так же экономию рабочего времени сотрудника, необходимого чтобы отнести документы на подписание (документы подписываются исполнителями и контролёрами).

Оценка приобретения системы ведения электронного архива

На сегодняшний день современный рынок предлагает ряд решений позволяющих организовать хранение в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Например, такое решение предлагает фирма «Центр Финансовых Технологий». Она предлагает комплексную технологию значительного сокращения бумажного документооборота на базе приложений для ЦФТ – Банк. Общий объём инвестиций в проект рассчитывается как сумма стоимостей:

  • лицензии на предлагаемый набор продуктов;
  • настройки и внедрения;
  • системного и аппаратного обеспечения для организации электронного архива.

Таблица 1. Стоимость лицензий «ЦФТ-Электронный архив»

Продукты

Ограничение на количество используемых копий

Стоимость в рублях

Базовые Приложения раздела «Электронный архив»:
Учёт единиц хранения

1

398601

Хранение платёжных документов ЦФТ «Банк»

1

199101

Формирование отчётов

1

199101

ИТОГО Базовые Приложения:

796803

Дополнительные Приложения раздела «Электронный архив»
Хранение платёжных документов других систем

1

199101

Хранение неструктурированных документов

1

199101

Контроль изменения документов, находящихся на хранении в электронном архиве

1

199101

Запись данных на оптический носитель

1

199101

ИТОГО все Приложения раздела

«Электроный архив»:

1593207

Настройка и внедрение производится при непосредственном участии специалистов фирмы. До внедрения фирма производит предпроектное обследование, после которого составляется общий план проекта и определяется стоимость проекта внедрения. Стоимость внедрения «как есть» составляет 30 % от стоимости лицензий, то есть 477962,1 рублей.

Стоимость периодической лицензии составляет 2,5% в месяц от стоимости приобретения лицензий вышеуказанных продуктов Системы, то есть 39830,18 рублей в месяц.

Итого конечное внедрение системы составит 2071169,1 рублей, и сопровождение 477962,16 рублей в год.

Оценка разработки собственной системы

С учётом того, что в филиале ГПБ (ОАО) в г. Ухте не было заложено статьи расходов на приобретение подобного рода системы, а вопрос о заложении такой статьи принимает Головной офис, то руководством филиала было принято решение о создании своими силами собственной информационной системы, которая бы позволила организовать процесс хранения отдельных документов в электронном виде.

Затраты, которые банк понесёт при использовании разрабатываемой системы можно оценить как сумму затрат на создание системы, затраты на внедрение системы и затраты на сопровождение системы.

Оценка этапа создания системы проводилась с использованием одного из хорошо зарекомендованных методов определения длительности выполнения проекта – методика COCOMO (COnstructive COst MOdel – конструктивная модель стоимости), разработанная Барри Боэмом.

Данная модель применима для оценки стоимости проекта на разных этапах разработки:

  1. уровень предварительного прототипирования. Для определения необходимых затрат осуществляется оценка размера системы на основе объектных точек прототипа с помощью простой формулы «размер-производительность»,
  2. уровень предварительного проектирования. Этот уровень предусматривает окончание работы над системными требованиями и, возможно, над начальным проектом архитектуры программы. Оценка затрат на этом уровне основана на функциональных точках, которые затем пересчитываются в количество строк кода программы,
  3. постархитектурный уровень. После разработки архитектуры системы существует реальная возможность достаточно точно оценить размер программы. Однако оценка на этом уровне уже будет включать более расширенный ассортимент множителей, которые должны отражать возможности персонала, а также характеристики создаваемого программного продукта и проекта в целом.

    Основой для многих алгоритмических моделей оценки проекта является количество строк программного кода в созданной системе, на ранних стадиях выполнения проекта сложно провести точную оценку размера программ, ориентируясь только на строки кода. Альтернативой данному методу является оценка количества функциональных и объектных точек, которую можно начинать сразу после разработки внешних взаимосвязей системы. Этот метод дает менее точную оценку, тем не менее, некоторые предварительные расчеты следует провести еще до начала разработки для утверждения бюджета проекта.

    Преимущество данного метода состоит в том, что объектные точки легко оценить исходя из высокоуровневой спецификации программного продукта, поскольку они связаны с конкретными объектами – изображениями, отчетами и модулями.

    Рассмотрим этап «Уровень предварительного прототипирования».

    На данном уровне для определения необходимых затрат осуществляется оценка размера системы на основе объектных точек прототипа с помощью простой формулы «размер-производительность».

    Формула для предварительного определения объема работ будет выглядеть следующим образом:

    ,

    (1)

    где    PM – затраты, выраженные в человеко-месяцах,

    NOP – количество объектных точек,

    %многократного использования – доля повторного использования компонентов,

    PROD – табличное значение производительности команды разработчиков (объектных точек в месяц).

    Значение PROD
    определяется из следующей таблицы (см. Таблица 2).

    Таблица 2. Производительность, выраженная в объектных точках.

    Опыт и возможности программиста

    Очень низкие

    Низкие

    Средние

    Высокие

    Очень высокие

    Уровень и возможности CASE-средств

    Очень низкие

    Низкие

    Средние

    Высокие

    Очень высокие

    Производительность

    (объектных точек в месяц)

    4

    7

    13

    25

    50

    Для того чтобы получить PROD значения оценки производительности, в зависимости от опыта разработчика и возможностей Case средств, складываются.

    Так как данный проект новый для разработки, то уровень и возможности CASE – средств примем как низкий уровень – 7, опыт и возможности программиста – 7. Таким образом, значение показателя PROD=14.

    Значение коэффициента повторного использования принимается равным нулю: %многократного использования=0

    Количество объектных точек NOP
    можно получить путем предварительного подсчёта ряда элементов.

  4. Количество изображений на дисплее. Простые изображения принимаются за 1 точку, изображения умеренной сложности – за 2, сложные за 3. Новое изображение – это каждая уникальная форма проекта. Если на форме до 4х (включительно) активных интерфейсных элементов – считаем её простой, если от 5 до 8 – считаем, что она средней сложности, если 9 и больше – квалифицируем как сложную.
  5. Количество предоставленных отчетов. Для простых отчетов назначаются 2 объектные точки, умеренно сложным отчетам назначаются 5 точек. Написание сложных отчетов оценивается в 8 точек.

    Таким образом, выполненный подсчет объектных точек привел к значению показателя NOP = 70.

    Таким образом, предварительная оценка затрат для реализации проекта, выраженная в человеко-месяцах будет равна:

    PM = (70*1)/14= 5 чел/мес.

    Модель COCOMO включает формулу для определения календарного времени (TDEV) реализации проекта:

    ,

    (2)

    где В – показатель степени (для данного уровня равен 1);

    SCED – процент увеличения (или уменьшения) прогнозируемой длительности проекта (график работ выбран нормальный, т.е. SCED = 100%).

    Соответственно, длительность разработки проекта по модели СОСОМО в месяцах составит:

    .

    Длительность проекта по модели СОСОМО составит 5,09 месяца.

    Теперь рассчитаем инвестиционные затраты на разработку системы. Инвестиционные затраты представляют собой совокупность денежных средств необходимых для разработки системы. Исходные данные для расчета инвестиционных затрат приведены в таблице 3:

    Таблица 3. Инвестиционные затраты.

    Наименование показателя

    Обозначение показателя

    Значение

    Единицы измерения

    Тарифная ставка программиста

    Сп

    16800,00

    Руб.

    Районный коэффициент

    Кр

    30,00

    %

    Коэффициент, учитывающий северные надбавки

    Кс

    50,00

    %

    Время разработки

    Т

    5,09

    Мес.

    Количество программистов, принимающих участие в разработке

    1

    Чел.

    Стоимость ПК

    Сэвм

    30000

    Руб.

    Количество используемых ПК

    Nэвм

    1

    Шт.

    Норма амортизации

    На

    20

    %

    Потребляемая мощность ПК

    Wэвм

    0,36

    КВт/ч

    Стоимость электроэнергии

    Сэл

    2,74

    Руб./КВтч

    Общие затраты на разработку системы представляют собой сумму основных и накладных расходов:


    (3)

    В состав основных расходов, включаются следующие статьи расходов:

  • общие затраты на заработную плату (Зоб);
  • отчисления на социальные нужды (Зсоц);
  • материальные затраты (Змат);
  • амортизационные отчисления (Зам);
  • прочие расходы (Зпроч).

Основные расходы рассчитываются по следующей формуле:

(4)

Общие затраты на заработную плату:

,

(5)

где

Зт – заработная плата программиста по тарифу за месяц, руб.;

Кр – районный коэффициент;

Кс – коэффициент северной надбавки;

ЧП – количество программистов, чел;

Т – время разработки, мес.

Подставляя исходные данные, получаем:

(руб)

 

Помимо заработной платы, организация отчисляет налоги в фонд заработной платы. Фонд заработной платы включает начисленные суммы на оплату труда в денежной и натуральной форме за отработанное и неотработанное время, а также доплаты и стимулирующие надбавки, премии, компенсации, связанные с режимом работы и т.д. От данной суммы все работодатели обязаны производить отчисления:

  1. налог в пенсионный фонд – 20% (Нпф),
  2. налог в фонд социального страхования – 3,2% (Нес),
  3. налог в федеральный фонд медицинского страхования (Нмс) и налог в региональный фонд медицинского страхования (Нмс) – 2,8%,

Отчисления во внебюджетные фонды составляют:

(6)

(%)

Рассчитаем сумму отчислений во внебюджетные фонды:

,

(7)

где

Зоб – сумма заработной платы инженеров-программистов за период разработки системы, руб.;

Кв – коэффициент, учитывающий отчисления во внебюджетные фонды, руб.

(руб.)

К материальным затратам относится стоимость электроэнергии затраченной за время разработки системы.

Разработка системы ведется в течение 5,09 месяцев, начиная с 10 января 2012 года до 15 июня 2012 года. Для определения затрат на электроэнергию составим баланс рабочего времени (см. Таблица 4).

 

Количество календарных дней: 153 дня.

Количество выходных и праздничных дней: 58

 

Итого: (дней)

При основном режиме работы (8 часов): (час).

Таблица 4. Баланс рабочего времени.

Месяц

Календарных дней

Выходные и праздничные дни

Рабочих дней

Январь

31

15

16

Февраль

29

9

20

Март

31

10

21

Апрель

30

9

21

Май

31

10

21

Июнь

15

5

9

 

Затраты на электроэнергию за время разработки будут складываться из затрат на работу ПК. Затраты на электроэнергию за работу ПК определяем по формуле:

,

(8)

где     – потребляемая мощность ПЭВМ, кВт/час;

стоимость электроэнергии, руб./кВтч;

количество времени, час.

(руб.)

Таким образом, материальные затраты составят:

(9)

(руб.).

В процессе эксплуатации основные фонды, к которым относятся персональные компьютеры, изнашиваются, постепенно утрачивают свои потребительские свойства. Сумма перенесенной стоимости основных
фондов, предназначенная для их последующего возмещения, образует амортизационный фонд. Определенная доля средств амортизационного фонда может использоваться на частичное восстановление потребительских свойств изношенных фондов в ходе их капитального ремонта. В этом случае происходит возмещение и части утраченной стоимости.

После истечения срока службы основных фондов, накопленный амортизационный фонд позволяет купить новое оборудование и заменить ими изношенные. Осуществление амортизационных отчислений происходит ежемесячно.

Определим сумму амортизационных отчислений за один месяц работы одного ПК:

,

(10)

где стоимость 1 ПЭВМ, руб;


норма амортизации основных фондов в год, %.


(руб./мес.)

Затраты на амортизацию вычисляются из амортизационных отчислений работы ПК за месяц, умноженной на количество месяцев разработки системы и на количество ПК.

(11)

(руб).

Прочие затраты подсчитываются по формуле:

,

(12)

где затраты на Интернет, руб;


расходные материалы (бумага, дискеты и т. д.), руб.

Для разработки системы необходимо иметь возможность работы в Internet. Для работы каждому программисту было выделено 1000 MБайт трафика в месяц.

Подсчитаем затраты на Internet при разработке системы.

,

(13)

где трафик, используемый за месяц, МБайт;


стоимость одного 1 Мбайт информации, руб/ МБайт.


. – количество программистов.

(руб.)

Затраты на расходные материалы за период разработки представлены в таблице 5.

Таблица 5. Перечень прочих затрат

Наименование Количество Сумма, руб
Бумага 1 упаковка 115,00
Интернет 1000 МБайт 3817,50
Итог   3932,50

Общий подсчет прочих затрат составит: (руб.)

Расчет сметы затрат на разработку системы приведен в таблице 6.

Таблица 6. Расчет сметы затрат на разработку системы

Наименование затрат

Сумма, руб.

Затраты на заработную плату

153921,60

Отчисления на социальные нужды

40019,62

Амортизационные отчисления

2545

Материальные затраты

749,60

Прочие затраты

3932,50

Всего затрат:

201168,32

Накладные расходы (+15%)

30175,25

Итог:

231343,57

В итоге мы получили ожидаемые затраты на разработку системы – 231343,57 рублей.

Теперь оценим затраты на внедрение системы в промышленную эксплуатацию.

Внедрение обычно включает в себя процессы установки системы, настройки рабочей среды, настройки безопасности (создание новых учетных записей, настройка прав доступа) и проведения первичного обучения ответственных.

Обязательным предусловием этапа внедрения должно быть выполнение требований, оговоренных в Техническом задании, а именно требования к программному и техническому обеспечению.

Затраты на этапе внедрения будут определяться по формуле:

(14)

где – затраты на установку,


– затраты на настройку,


– затраты на обучение,

– количество пользователей системы

Время, необходимое разработчику на установку и настройку системы, составляет один час.

Под первичным обучением понимается указания разработчика по запуску системы и работе с ней. Время, необходимое, для его проведения составляет около 40-60 минут, в зависимости от опыта пользователя и используемой функциональности.

Планируется, что с разрабатываемой системой будет работать восемь человек.

Стоимость одного час работы программиста вычисляется как:

(руб.)

Таким образом, затраты на внедрение составят:

(руб.)

Затраты на сопровождение и эксплуатацию программного продукта складываются из заработной платы обслуживающего персонала программного продукта и суммы его амортизации.

(15)

где     заработная плата обслуживающего персонала;

амортизация программного продукта за год.

Роль сопровождения будет возлагаться на системного администратора БД и самого разработчика. Соответственно, в приведенных ниже расчетах будем использовать заработную плату разработчика.

Предполагая, что на сопровождение и поддержку уходит по 5 часов в месяц для системного администратора БД и 8 часов у разработчика.

Таким образом, годовые затраты на сопровождение и поддержку составят:

(руб.)

(руб/год)

Отчисления во внебюджетные фонды:

(руб/год)

Амортизационные отчисления определяются исходя из стоимости основных фондов (программного продукта) и годовой нормы амортизационных отчислений.

(16)

где – стоимость программного продукта;


– норма амортизационных отчислений для ПО.

Стоимость системы составляет
руб.

Норма амортизационных отчислений .

(руб.)

(руб.)

Годовые затраты на эксплуатацию автоматизированной информационной системы на текущий момент составляют 68474,48 руб. Затраты за 5 лет эксплуатации можно выразить как:

(руб.)

В итоге, разработка данной системы должна вестись в течение 5,09 месяцев. Общая сумма затрат на разработку, внедрение и сопровождение данной системы в течение пяти лет составит 576465,09 рублей, что в сравнении с предлагаемой системой «ЦФТ – Электронный архив» в 7,7 раза дешевле.

На рисунке 1 приведена диаграмма распределения затрат для этапов создания системы, в сравнении с системой «ЦФТ – Электронный архив».


Рисунок 1. – Диаграмма распределения затрат на создание системы.

И в заключении посчитаем, в течение какого времени разрабатываемая система себя окупит. Для этого общую сумму затрат на разработку, внедрение и сопровождение системы за пять лет разделим на экономию затрат от использования процесса хранения документов в электронном виде за один год.


(года)

Получим, что система окупит себя за 2 года 11 месяцев. При том условии, что разрабатываемая система будет использоваться только в отделе банковских карт. На самом же деле, возможно, данная система будет применяться не только в отделе банковских карт, а по всему филиалу ГПБ в г. Ухте.

Библиографический список

  1. «О внесении изменений в Положение Банка России от 26.03.2007 г. № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»» : Указание Банка России от 25.11.2009 г. № 2343-У.
  2. «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» : Указание Банка России от 25.11.2009 г. № 2346-У.
  3. Barry W.Boehm, Ellis Horowitz, Ray. Madachy Software Cost Estimation with Cocomo II издательство: Prentice Hall Ptr. 2000. ISBN 0130266922.

 

Статья поступила в редакцию: 08.02.2012

VN:F [1.9.17_1161]
Rating: 10.0/10 (1 vote cast)
VN:F [1.9.17_1161]
Rating: 0 (from 0 votes)
VN:F [1.9.17_1161]
Стиль изложения
Информативность
Сложность вопроса
Научная новизна
Коммерциализуемость
Rating: 5.0/5 (1 vote cast)
Расчёт экономических показателей информационной системы «Электронный архив», 10.0 out of 10 based on 1 rating